Email không chỉ là công cụ trao đổi công việc, nó là một "cuốn nhật ký giao dịch" khổng lồ chứa đựng bí mật kinh doanh, thỏa thuận giá cả và cam kết hợp đồng. Tuy nhiên, rủi ro mất dữ liệu email là rất lớn khi nhân viên nghỉ việc hoặc cố tình xóa dấu vết. Đây là lý do tại sao Lưu trữ email (Email Archiving) trở thành tấm khiên bảo vệ doanh nghiệp vững chắc nhất.

Mục lục

1. Ngăn chặn mất mát dữ liệu khi thay đổi nhân sự

2. Email là bằng chứng thép trong các tranh chấp pháp lý

3. Bảo vệ bí mật kinh doanh và sở hữu trí tuệ

4. Sự an tâm cho nhà quản lý với hệ thống Mail Doanh Nghiệp

1. Ngăn chặn mất mát dữ liệu khi thay đổi nhân sự Khi một nhân viên chủ chốt nghỉ việc, họ có thể vô tình hoặc cố tình xóa các email quan trọng. Nếu chỉ có Backup thông thường, bạn có thể mất sạch dữ liệu đó. Với hệ thống Email Archiving, mọi email gửi/nhận đều được lưu trữ độc lập. Người kế nhiệm có thể dễ dàng tiếp nhận toàn bộ lịch sử trao đổi để tiếp tục công việc mà không bị gián đoạn.

2. Email là bằng chứng thép trong các tranh chấp pháp lý Trong các vụ kiện tụng hoặc tranh chấp hợp đồng, email thường được coi là bằng chứng hợp pháp. Một hệ thống lưu trữ đạt chuẩn đảm bảo tính nguyên bản (Integrity) của email - nghĩa là email đó không thể bị sửa đổi nội dung. Điều này giúp doanh nghiệp thắng thế khi cần đối chứng trước pháp luật.

3. Bảo vệ bí mật kinh doanh và sở hữu trí tuệ Thông tin về nhà cung cấp, bảng giá, kế hoạch marketing... thường nằm trong hộp thư của nhân viên. Lưu trữ email giúp doanh nghiệp kiểm soát được dòng chảy thông tin và truy vết nhanh chóng nếu có dấu hiệu rò rỉ bí mật kinh doanh ra bên ngoài.

4. Sự an tâm cho nhà quản lý Chủ doanh nghiệp không còn phải lo lắng về việc "ai đó đã nói gì" hoặc "thỏa thuận đó nằm ở đâu". Mọi thứ đều được lưu giữ vĩnh viễn và có thể tìm kiếm trong vài giây.

Kết luận và CTA Đầu tư vào Email Archiving là đầu tư vào sự an toàn pháp lý và tính bền vững của doanh nghiệp.

CTA: Bạn đã có phương án bảo vệ dữ liệu email khi nhân viên nghỉ việc chưa? Liên hệ VIHAN để triển khai giải pháp Mail Doanh Nghiệp tích hợp lưu trữ an toàn ngay!