Nhiều doanh nghiệp đang đối mặt với bài toán: Làm thế nào để lưu trữ hàng triệu email trong nhiều năm mà vẫn có thể tìm kiếm lại ngay lập tức khi cần? Câu trả lời nằm ở Email Archiving (Lưu trữ email). Đây không chỉ là việc sao lưu dữ liệu mà là một chiến lược quản lý thông tin toàn diện, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp lý và bảo vệ tri thức nội bộ.

1. Email Archiving là gì?

Email Archiving là quá trình thu thập, lập chỉ mục và lưu trữ tất cả email (bao gồm cả tệp đính kèm) vào một kho lưu trữ an toàn, không thể chỉnh sửa. Mục tiêu là để dữ liệu luôn sẵn sàng cho việc tra cứu, kiểm toán hoặc làm bằng chứng pháp lý trong tương lai.

2. Sự khác biệt giữa Backup Email và Email Archiving

• Backup Email: Tập trung vào việc phục hồi thảm họa (ví dụ: lỡ tay xóa mail hoặc hỏng server). Thường chỉ lưu dữ liệu trong thời gian ngắn và ghi đè bản mới lên bản cũ.

• Email Archiving: Tập trung vào việc bảo tồn dữ liệu vĩnh viễn và khả năng tìm kiếm. Mọi email gửi đi và nhận về đều được lưu giữ nguyên bản, không thể bị xóa bởi người dùng thông thường.

3. Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống lưu trữ email chuyên nghiệp?

• Giải quyết tranh chấp: Dễ dàng tìm lại các thỏa thuận qua email từ nhiều năm trước để làm bằng chứng pháp lý.

• Quản trị tri thức: Khi nhân viên nghỉ việc, toàn bộ lịch sử giao dịch và kiến thức trong email của họ vẫn được lưu lại an toàn cho người kế nhiệm.

• Giảm tải hệ thống: Di chuyển các email cũ ra khỏi server mail chính để tăng tốc độ xử lý cho hệ thống.

4. Tính năng tìm kiếm và truy xuất (Discovery) trong Archiving

Điểm mạnh nhất của Email Archiving là khả năng tìm kiếm cực nhanh. Bạn có thể tìm thấy một từ khóa trong tệp đính kèm của một email từ 5 năm trước chỉ trong vài giây. Đây là điều mà Backup thông thường không thể làm được.

Kết luận và CTA Mail Doanh Nghiệp không chỉ là công cụ liên lạc, nó là tài sản của công ty. Đầu tư vào Email Archiving là cách bảo vệ tài sản đó một cách bền vững nhất.

CTA: Đừng để mất đi dữ liệu quý giá của doanh nghiệp. Liên hệ VIHAN để tích hợp hệ thống Email Archiving chuyên nghiệp cho Mail Doanh Nghiệp của bạn ngay hôm nay!