Mailing lists là địa chỉ mail đại diện cho 1 phòng ban dùng để nhận mail từ người gửi và phân phối xuống cho các địa chỉ thuộc member của mailing list.

01 – Tạo địa chỉ Mailing lists:
02 – Thêm , xóa thành viên trong mailing list.
03 – Phân quyền thành viên (member) trong mailing lists:
04 – Cấp quyền cho 1 địa chỉ không thuộc member được phép gửi vào mailing list:
05 – 1 số lỗi phổ biến khi gửi vào mailing list:

05.a – Mail nhận có thêm file đính kèm trên Outlook:
05.b – Message body is too big
05.c – Tên địa chỉ mailing list có thêm chuỗi ký tự bounces
05.d – Message has implicit destination
05.e – Too many recipients to the message
05.f – Dung lượng lưu trữ (archive) của mailing list chiếm dung lượng lớn trên server:

Trong bài viết này, Vihan.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo 1 địa chỉ mailing lists trên hệ thống mail Cpanel và cách fix 1 số lỗi xảy ra trong quá trình sử dụng.

01 – Tạo địa chỉ Mailing lists:

– Trước tiên, chúng ta login vào quản trị mail admin, chọn mục Mailing lists (Danh sách gửi thư)

– Kế tiếp, chúng ta điền tên cho địa chỉ mailing lists ở mục Create a Mailing list (Tạo Danh Sách Gửi Thư), điền mật khẩu và nhấn vào nút Add (Thêm)

02 – Thêm , xóa thành viên trong mailing list.

Chọn mục Manage (Quản lý) của list cần thêm thành viên.

Chọn Membership Management => MassSubscription

Nhập danh sách thành viên vào đây, mỗi dòng là 1 địa chỉ mail. Kéo xuống dưới cùng nhấn vào nút Submit your changes để hoàn thành việc thêm danh sách thành viên.

Để gở bỏ member ra khỏi danh sách của list, ta vào mục Mass Removal , rồi nhập danh sách member cần gở bỏ vào, kéo xuống dưới cùng nhấn vào nút Submit your changes để hoàn thành.

03 – Phân quyền thành viên (member) trong mailing lists:

Mặc định ban đầu các member được phép gửi nhận mail từ mailing lists, để giới hạn 1 member gửi vào list, chúng ta vào mục Membership List, đánh dấu vào ô mod kế tên member. Khi member được set quyền mod mà gửi vào list thì mail sẽ bị cách ly trên hàng đợi và sẽ có thông báo gửi về cho tài khoản moderator để xét duyệt có đồng ý hay từ chối mail được gửi vào list hay không ?

Nếu 1 member chỉ cần gửi vào list và không có nhu cầu nhận mail từ list thì ta sẽ set quyền nomail cho member đó.

04 – Cấp quyền cho 1 địa chỉ không thuộc member được phép gửi vào mailing list:

Mặc định các mailing lists được tạo ra chỉ cho phép địa chỉ thuộc danh sách membership mới được phép gửi vào, các địa chỉ không thuộc member gửi vào sẽ bị cách ly:

Nếu muốn cấu hình cho phép 1 địa chỉ không thuộc member gửi vào list, chúng ta thực hiện như sau:

Chọn Privacy Options => Sender filters , kéo xuống mục : Non-member filters => List of non-member addresses whose postings should be automatically accepted

Cho phép 1 địa chỉ bất kỳ được gửi tới, vd: Vihan@gmail.com
Cho phép các email thuộc 1 domain gửi tới:   ^.*@Vihan.vn
Cho phép member thuộc mailing lists khác gửi tới: @ten_dia_chi_list  , không dùng ten_dia_chi_list@Vihan.vn
Cho phép tất cả mọi địa chỉ đều được gửi tới: ^.*

05 – 1 số lỗi phổ biến khi gửi vào mailing list:

05.a – Mail nhận có thêm file đính kèm trên Outlook:

Khi user dùng Outlook gửi mail vào mailling list, member nhận mail bằng outlook có 1 file đính kèm : untitled attachment.txt, còn trên webmail không bị.

Cách khắc phục:

– Vào mailling list => xóa toàn bộ nội dung trong phần footer của 2 mục : Digest options và Non-digest options.

05.b – Message body is too big

Khi thư được gửi đến mailing lists bị lỗi: “Message body is too big: 204309 bytes with a limit of 40 KB”

Lý do là dung lượng mail gửi đi có kích thước lớn hơn giới hạn 40 KB mặc định của mailling list.

Cách khắc phục:

Vào mục General Options , tìm đến dòng “Maximum length in kilobytes (KB) of a message body. Use 0 for no limit.” nhập số 0 để set không giới hạn. Sau đó kéo xuống dưới cùng nhấn Submit your changes để lưu lại cấu hình là xong.

05.c – Tên địa chỉ mailing list có thêm chuỗi ký tự bounces

Khi nhận được mail từ mailing lists trên Outlook , tên hiển thị mailing lists ở dạng: tenmailist-bounces@…. , điều này sẽ làm việc phân loại mail bằng rule trên Outlook không hoạt động.

Cách khắc phục:

B1: Ta vào phần “General Options”

B2: Kéo chuột xuống dưới cùng của trang hiển thị Tick chọn “NO” 3 dòng dưới đây. Bấm “Submit your changes” để lưu cấu hình. Và gửi lại mail.

05.d – Message has implicit destination

Lỗi khi gửi mail đến mailing list là thành viên của mailing list khác.

Ví dụ :  dưới đây ta khởi tạo 2 địa chỉ mailing list a@Vihan.vn và b@Vihan.vn

Member của mailing list a@Vihan.vn là: userA@Vihan.vn

Member của mailing list b@Vihan.vn là: userB@Vihan.vn và ta cũng add địa chỉ mailing list a@Vihan.vn làm member

Khi ta gửi mail đến mailing list b@Vihan.vn thì địa chỉ mail userB@Vihan.vn nhận được mail tuy nhiên địa chỉ userA@Vihan.vn là member của mailing list a@Vihan.vn lại không nhận được mail. Vào hàng đợi của địa chỉ mailing list a@Vihan.vn thì thấy mail báo lỗi : Message has implicit destination

Cách khắc phục:

B1: Ta vào Manage của mailing list a@Vihan.vn, sau đó vào phần “Privacy options…” chọn dòng “Recipient filters”

B2: Tick chọn “NO” tại dòng “Must posts have list named in destination (to, cc) field (or be among the acceptable alias names, specified below)?”.

05.e – Too many recipients to the message

Ngoài ra, chúng ta có thể gặp trường hợp thư gửi vào địa chỉ mailing list có kèm TO , CC cho nhiều địa chỉ (nhiều hơn 10 địa chỉ) sẽ nhận được báo lỗi: Too many recipients to the message

Cách khắc phục:

chúng ta set giá trị 0 cho mục : Ceiling on acceptable number of recipients for a posting trong mục Recipient filters

05.f – Dung lượng lưu trữ (archive) của mailing list chiếm dung lượng lớn trên server:

Khi mailing list được tạo ra, sẽ được cấu hình chức năng tự động lưu trữ các mail gửi vào , sau 1 thời gian dung lượng sẽ tăng lên chiếm dụng dung lượng sử dụng của toàn gói mail, chúng ta nên tắt tính năng này ngay từ đầu khi tạo mailing list để tiết kiệm dung lượng sử dụng.

Cách khắc phục:

Vào mục Manage => Archiving Options => Archive messages? => chọn No

Với các mailing list đang bị chiếm dung lượng lớn thì sau khi cấu hình tắt chức năng lưu trữ như trên, quý khách gửi yêu cầu cho kỹ thuật của Vihan.vn để nhân viên vào server chạy lệnh xóa dung lượng lưu trữ của mailing list vì trên giao diện admin cpanel không có chức năng xóa.

=================================

Vihan.vn – Nhà cung cấp giải pháp Email Server dành cho Doanh Nghiệp hàng đầu Việt Nam

Mail Doanh Nghiệp  | GIẢI PHÁP HYBRID EMAIL | MAIL MARKETING QUẢNG CÁO