Tại sao Warmup tên miền mới để gửi Email là cần thiết? Hướng dẫn các bước trong quá trình Warmup tên miền.

Để gửi Email vào Inbox của khách hàng không phải là một điều đơn giản, và với rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến uy tín người gửi cũng như chất lượng nội dung và tình trạng danh sách Email, việc đưa Email của bạn vào hộp thư đến của khách hàng lại càng trở nên khó khăn hơn bao giờ hết.

Và nếu bạn đang gửi email trên một tên miền hoàn toàn mới, đây có thể là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến thành công chiến dịch gửi Email Marketing của bạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tính năng Warmup tên miền để gửi Email và tại sao nó là một yếu tố cần thiết cho chiến dịch Email hiệu quả. 

1. Các câu hỏi xung quanh việc Warmup tên miền mới

Warmup tên miền là gì? 

Warmup tên miền (Domain Warm Up) là quá trình tăng dần lượng Email được gửi từ một tên miền mới hoặc tên miền không được sử dụng thường xuyên. 

Tại sao cần Warmup tên miền để gửi Email?

Mục đích của việc Warmup tên miền là xây dựng và duy trì độ Trust cho tên miền đó trong mắt các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP - Email Service Providers) như Gmail, Outlook, Hotmail,... Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ Email đều sử dụng các công cụ phát hiện thư rác, thế nhưng hầu hết các tên miền hoàn toàn mới không thể vượt qua bộ lọc thư rác thông minh này và sẽ bị chuyển hướng đến hộp thư rác hoặc thậm chí bị chặn. Và một khi tên miền bị đưa vào Blacklist, email của bạn có thể không bao giờ được gửi tới khách hàng. Điều đó có nghĩa là những nỗ lực tiếp thị của bạn sẽ trở nên vô ích.

Quá trình warmup tên miền giúp tạo dựng sự tin tưởng và thể hiện rằng bạn là người gửi Email hợp pháp và chất lượng. 

Sẽ ra sao nếu gửi Email số lượng lớn bằng tên miền mới?

Khi sử dụng tên miền mới, các nhà cung cấp dịch vụ Email (ESP) chưa có thông tin đầy đủ để đánh giá tính chất lượng và đáng tin cậy của tên miền đó.

Nếu bạn gửi một lượng lớn Email từ tên miền mới một cách đột ngột, có thể gây hiểu lầm là spam hoặc hoạt động không đáng tin cậy. Điều này có thể dẫn đến việc Email của bạn bị gắn nhãn là thư rác hoặc bị chặn bởi hệ thống bảo mật.

Quá trình Warmup tên miền như thế nào?

Quá trình Warmup tên miền bao gồm gửi một số lượng nhỏ Email ban đầu và dần dần tăng số lượng gửi theo thời gian. Quá trình này giúp thiết lập một mẫu ổn định cho tên miền của bạn trong hệ thống ESP, từ đó cải thiện khả năng đưa email vào hộp thư đến (Inbox) thay vì hộp thư rác.

Quá trình Warmup tên miền diễn ra bao lâu?

Quá trình warmup tên miền thông thường kéo dài từ vài tuần đến 1 tháng, thậm chí là vài tháng tuỳ thuộc vào quy mô và lịch trình gửi Email của bạn. Trong quá trình này, quan trọng nhất là tuân thủ các nguyên tắc của ESP, chú ý tới lượng Email gửi và tương tác từ người nhận, và cung cấp nội dung chất lượng và có giá trị.

Với việc Warmup tên miền, bạn có thể xây dựng một hồ sơ gửi Email mạnh mẽ, đảm bảo tăng cường tương tác và tối ưu tỷ lệ đưa Email vào hộp thư đến của người nhận.

2. Các bước trong quá trình Warmup tên miền

Bước 1: Xác định mục tiêu và kế hoạch Warmup

Trước khi bắt đầu quá trình Warmup, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể cho quá trình này. Điều này bao gồm đặt ra mục tiêu về số lượng Email gửi và tần suất gửi trong suốt quá trình Warmup. Một số mục tiêu cụ thể có thể bao gồm:

1. Số lượng Email gửi: Xác định số lượng Email bạn muốn gửi trong quá trình Warmup. Ví dụ, bạn có thể đặt mục tiêu gửi 1000 email trong vòng 2 tuần.
2. Tần suất gửi: Quyết định tần suất gửi Email trong quá trình Warmup. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu với 10-20 email mỗi ngày và tăng dần lên 50-100 email mỗi ngày sau đó.
   

Bước 2: Xác định danh sách gửi và phân đoạn danh sách

Sau khi xác định kế hoạch Warmup, bạn cần quyết định danh sách Email sẽ được sử dụng trong quá trình này. Đảm bảo danh sách chứa email hợp lệ và chất lượng. Bạn cũng có thể phân đoạn danh sách để tăng cường tính chất lượng và tương tác. Các bước cụ thể bao gồm:

1. Xác định danh sách email: Xác định nguồn danh sách Email của bạn. Có thể là danh sách khách hàng hiện có, danh sách khách hàng tiềm năng, hoặc danh sách thu thập từ các nguồn khác.
2. Kiểm tra danh sách: Đảm bảo rằng danh sách chứa các địa chỉ Email hợp lệ và không có địa chỉ Spam hoặc không hoạt động.
3. Phân đoạn danh sách: Bạn có thể chia danh sách thành các phân đoạn dựa trên các tiêu chí như mức độ tương tác trước đó, nhóm khách hàng, hoặc độ tin cậy của địa chỉ email. Điều này giúp tăng cường tính chất lượng và tương tác trong quá trình Warmup. 

Bước 3: Gửi một số lượng nhỏ Email ban đầu

Bước này là giai đoạn đầu tiên trong quá trình Warmup. Bạn cần bắt đầu bằng việc gửi một số lượng nhỏ email từ tên miền của bạn. Các bước cụ thể bao gồm:

1. Số lượng Email ban đầu: bạn có thể bắt đầu gửi 10-20 email trong ngày đầu tiên của Warmup.
2. Lựa chọn đối tượng gửi: Chọn một nhóm nhỏ người nhận để gửi Email ban đầu. Đây có thể là khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng hoặc các đối tượng có mức độ tương tác cao trước đây.
3. Nội dung và chất lượng Email: Đảm bảo nội dung Email chất lượng và hấp dẫn. Tránh sử dụng các từ khóa hoặc hành vi có thể bị coi là Spam. Tạo nội dung gửi Email mà người nhận sẽ tìm thấy hữu ích và thú vị.
4. Tần suất gửi: Bắt đầu với tần suất gửi thấp và tăng dần theo thời gian. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu gửi Email hàng ngày và sau đó tăng lên 2-3 lần trong tuần tiếp theo.
5. Theo dõi và đánh giá: Trong quá trình Warmup, quan trọng để theo dõi các chỉ số và thống kê liên quan đến quá trình gửi email. Theo dõi tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp vào liên kết, và tỷ lệ tương tác khác. Điều này giúp bạn đánh giá hiệu quả của quá trình Warmup và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Bước 4: Tăng dần số lượng và tần suất gửi Email

Khi bạn đã hoàn thành giai đoạn ban đầu của Warmup và thấy các chỉ số tương tác cải thiện, bạn có thể tăng dần số lượng Email gửi và tần suất gửi. Các bước cụ thể bao gồm:

1. Tăng dần số lượng email gửi: Tăng dần số lượng Email gửi hàng ngày hoặc hàng tuần. Ví dụ, bạn có thể tăng từ 2 email ban đầu lên 50-100 email sau 1 tuần.
2. Tăng dần tần suất gửi: Tăng dần tần suất gửi Email trong khoảng thời gian cụ thể. Ví dụ, bạn có thể tăng từ gửi email hàng ngày lên gửi email 2 lần trong 1 ngày.
3. Theo dõi và đánh giá: Tiếp tục theo dõi và đánh giá các chỉ số tương tác để đảm bảo quá trình Warmup tiếp tục thành công. Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Bước 5: Hoàn thiện quá trình Warmup

Sau khi hoàn thành quá trình Warmup, bạn đã xây dựng được độ Trust cho tên miền của bạn. Tuy nhiên, việc Warmup tên miền không kết thúc ở đây. Dưới đây là các bước cuối cùng trong quá trình Warmup:

1. Mở rộng danh sách gửi: Sau khi hoàn thành giai đoạn ban đầu của Warmup và thấy các chỉ số tương tác cải thiện, bạn có thể mở rộng danh sách gửi Email. Bao gồm những người nhận mới và danh sách có quy mô lớn hơn.
2. Tăng tần suất gửi: Tiếp tục tăng tần suất gửi Email theo kế hoạch. Tuy nhiên, hãy đảm bảo không vượt quá giới hạn tần suất gửi được đề xuất bởi nhà cung cấp dịch vụ Email.
3. Tiếp tục theo dõi và tối ưu hóa: Quá trình Warmup không chỉ kết thúc khi bạn hoàn thành số lượng email và tần suất gửi dự kiến. Hãy tiếp tục theo dõi và đánh giá các chỉ số tương tác để tối ưu hoá chiến dịch gửi Email của bạn.
4. Thử nghiệm A/B: Tận dụng giai đoạn Warm Up để thực hiện thử nghiệm A/B với nội dung Email và phân đoạn danh sách. Điều này giúp bạn tìm ra những phương pháp gửi Email hiệu quả nhất cho tên miền của mình.
5. Xây dựng độ Trust và tương tác: Quá trình Warmup cũng là cơ hội để xây dựng độ uy tín và tương tác với người nhận email. Hãy tạo nội dung hấp dẫn, tương tác với người nhận qua các cuộc thăm dò ý kiến, khuyến khích phản hồi và cung cấp giá trị thực cho đối tượng của bạn.

Quá trình Warmup tên miền không có một kế hoạch cụ thể phù hợp với tất cả mọi trường hợp. Nó phụ thuộc vào loại dịch vụ Email bạn sử dụng và mục tiêu riêng của bạn. Hãy luôn theo dõi các hướng dẫn và hỗ trợ từ nhà cung cấp dịch vụ Email để đảm bảo bạn thực hiện Warm Up đúng cách và tối ưu hoá kết quả gửi Email của mình.

3. Các lưu ý và lời khuyên khi Warmup tên miền

Khi thực hiện quá trình Warmup tên miền gửi Email, có một số lưu ý và lời khuyên quan trọng mà bạn nên xem xét:

1. Điều chỉnh tốc độ Warm Up: Tốc độ Warm Up tên miền cần phù hợp với quy mô và mục tiêu của bạn. Đừng gửi quá nhiều email cùng một lúc, nhưng cũng đừng gửi quá ít để tạp đủ tương tác. Điều chỉnh tốc độ gửi Email dựa trên những dữ liệu và kết quả bạn thu được trong quá trình Warmup.
2. Tối ưu hoá nội dung: Đảm bảo rằng nội dung email của bạn hấp dẫn, chất lượng và cung cấp giá trị cho người nhận. Sử dụng các tiêu đề hấp dẫn, nội dung mạnh mẽ và liên kết phù hợp để tăng cường khả năng mở Email và tương tác. Đồng thời, đảm bảo rằng nội dung không chứa các yếu tố có thể coi là spam.
3. Chất lượng danh sách gửi: Làm sạch danh sách email trước khi bắt đầu quá trình Warmup. Loại bỏ các địa chỉ Email không hợp lệ, spam hoặc không hoạt động. Điều này giúp tăng cơ hội gửi Email đến người nhận chính xác và giảm tỷ lệ bị trả lại hoặc hủy đăng ký.
4. Giữ liên lạc và khuyến khích tương tác: Liên tục tương tác với người nhận email trong suốt quá trình Warmup. Gửi email hữu ích, thân thiện và cung cấp giá trị để khuyến khích họ mở Email, nhấp vào liên kết và tương tác với bạn. Đồng thời, khuyến khích phản hồi và tạo điều kiện cho người nhận có thể liên hệ với bạn nếu cần.